Risico’s hebben een aanzienlijke impact op het succes van bouwprojecten. Volgens het Project Management Institute (PMI) verwijst de term ‘risico’ naar de positieve of negatieve gevolgen van een onzekere gebeurtenis op één of meer projectdoelstellingen. Het beheersen van risico’s is essentieel voor het behalen van een succesvol projectresultaat. Goed risicomanagement is onmisbaar voor ieder project. Hoe ga je precies te werk bij het managen van risico’s in bouwprojecten?
Vertrek vanuit de projectdoelen
Het begint met het vaststellen van concrete projectdoelen en succesindicatoren. Projectdoelen worden gebaseerd op een combinatie van verschillende factoren en overwegingen. Belangrijke aspecten hierin zijn:
- De zakelijke doelstellingen, vaak vanuit een Business Case. Projectdoelen moeten nauw aansluiten bij de zakelijke doelstellingen van een organisatie. Daarnaast spelen stakeholderverwachtingen een rol. Het is essentieel om de verwachtingen van belanghebbenden te begrijpen en hiermee rekening te houden bij het formuleren van projectdoelen. Dit omvat de behoeften van klanten, management, teamleden en andere betrokkenen.
- De belangrijkste uitgangspunten voor het formuleren van projectdoelstellingen worden gevormd door budget en tijdlijnen. Een Business Case moet rendement opleveren. Realistische doelen moeten haalbaar zijn binnen de gestelde beperkingen.
- Binnen een industriële omgeving zijn verder technische vereisten een belangrijke factor in de projectdoelstellingen. Doelen moeten rekening houden met de technische vereisten en beperkingen.
- In toenemende mate zijn projectdoelen ook gericht zijn op duurzaamheid, milieubescherming en maatschappelijke verantwoordelijkheid.
Het formuleren van projectdoelen is een holistisch proces dat rekening houdt met verschillende factoren om ervoor te zorgen dat het project succesvol is en waarde toevoegt aan de organisatie.
Inventariseer risico’s
Met de projectdoelen in gedachten, identificeer je de specifieke risico’s die relevant zijn voor het project. Dit kan op verschillende manieren, zoals literatuuronderzoek, evaluatie van eerdere projecten (lessons learned), of het houden van workshops. Thema-workshops zijn de manier om specifieke risico’s in kaart te brengen, zoals uitvoeringsmethoden, productiestoppen, of het afleiden van eisen.
Door de inventarisatie vanuit verschillende invalshoeken te benaderen, krijg je een volledig beeld van de risico’s. RISMAN een veel gebruikte risicomanagement methode uit de infrastructuur heeft hiervoor de RISMAN brillen bedacht; dit zijn:
- Politiek/bestuurlijk
- Financieel/economisch
- Juridisch/wettelijk
- Technisch
- Organisatorisch
- Geografisch/ruimtelijk
- Maatschappelijk
Classificeer risico’s
Nadat de risico’s voor bouwprojecten zijn geïdentificeerd, is het tijd om ze te classificeren. De grootte van een risico wordt bepaald door de kans van optreden te vermenigvuldigen met de impact van de gevolgen. Dit geef je weer in een risicomatrix. De classificatie richt zich op verschillende impactcategorieën zoals tijd, geld, veiligheid, kwaliteit, en organisatie.
Bepaal de risicostrategie en maatregelen
Nu de risico’s bekend zijn, kies je de juiste strategieën om ermee om te gaan, zoals vermijden, verminderen, overdragen, of accepteren. Dit omvat het identificeren van preventieve en correctieve maatregelen om de kans van optreden en/of de impact van de risico’s te verminderen.
- Vermijden van een risico doe je door bijvoorbeeld te kiezen voor een alternatieve techniek. Hiermee voorkom je dat het risico behorend bij die techniek kan optreden.
- Accepteren van een risico is soms ook een goede oplossing. Stel dat de kans van optreden laag is of dat de gevolgen gering zijn.
- Je kunt een verzekering afsluiten als je een risico wilt overdragen. Dit betekent dat het risico nog steeds kan optreden maar dat de gevolgen van het risico worden afgedekt door de verzekering.
- Een risico kun je reduceren door maatregelen te bedenken waardoor de kans van optreden (preventieve maatregelen) en/ of de impact (correctieve maatregelen) vermindert.
- Voor het benutten van een kans, bepaal je maatregelen om de kans zo groot mogelijk te maken en daadwerkelijk te verzilveren.
- Bij het selecteren van de juiste maatregelen is het belangrijk om de balans tussen de kosten en de baten van de maatregel in het achterhoofd te houden. Het is ook belangrijk om te beseffen dat je niet altijd zelf invloed kan hebben op de risico’s maar dat je soms afhankelijk bent van een andere partij of dat je samen met andere partijen het risico veel beter kan beheersen.
Nu de maatregelen bepaald zijn, kun je de risico’s nogmaals scoren op kans van optreden en impact. Dit noemen we ook wel het restrisico. Op basis van het restrisico bepaal je of het risico aanvaardbaar is. Als dit nog niet het geval is, zul je aanvullende maatregelen moeten treffen. Het risicoregister is nu compleet.
Evalueer en stel bij
Gedurende het project is het van belang om het risicoregister actueel te houden en de effectiviteit van genomen maatregelen te evalueren. Je wilt opvolgen of de beheersmaatregelen worden doorgevoerd en of ze het gewenste effect hebben. Daarnaast moet ook de ontwikkeling van de risico’s in de gaten worden gehouden omdat risico’s dynamisch zijn; ze doen zich op een bepaald moment in het project wél voor en op een ander moment niet. Veranderde omstandigheden of aanpassingen van de scope van het project kunnen ook aanpassingen vragen voor de omgang van risico’s.
Dit kun je organiseren door tijdens het project te blijven werken met kleine en grotere risk reviews, zoals het ATOM risk model beschrijft. Je kunt deze korte reviews gebruiken om het register actueel te houden, terwijl de uitgebreide reviews dienen ter voorbereiding op een nieuwe projectfase.
Pak de risico’s in bouwprojecten professioneel aan
Op zoek naar professionele ondersteuning bij risicomanagement voor jouw bouwproject? Vijverberg ondersteunt zowel opdrachtgevers als aannemers bij het beheersen van projectrisico’s. Neem vrijblijvend contact op met Guido Gielen.