Veel projecten hebben te maken met gebeurtenissen “events” die een tijdige oplevering van een project onmogelijk maken. Om dan vervolgens te maken krijgen met vertragingsclaims. Hoe voorkom of beperk je vertragingsclaims? En als het wel zo ver komt, welke stappen neem je dan?
Documenteren
Vijverberg wordt vaak in de afronding van het project als planning expert ingeschakeld om in kaart te brengen wat de oorzaak van de vertraging is. Het gebrek aan vastgelegde informatie en kennis van betrokkenen (die vaak al op een nieuw project werken) maakt het achteraf lastiger om precies te reconstrueren wat er is gebeurd.
De discussie die achteraf tussen partijen wordt gevoerd, gaat vaak over of een event wel heeft plaatsgevonden, wanneer dat dan precies was, of de gevolgen wel juist zijn en of de impact wel op de geclaimde activiteiten van toepassing was. Allemaal punten die beter al tijdens de uitvoering besproken kunnen worden, vooral omdat opdrachtgever en aannemer dan nog keuzes kunnen maken om vertraging te vermijden of beperken. Vijverberg werkt daarom met een eventregister.
Eventregister
Dat tijdens bouwprojecten gebeurtenissen voorvallen die mogelijk van invloed zijn op de uitvoering van het project is iets waarmee ieder project te maken krijgt. Tijdens de bouwvergadering wordt misschien melding gemaakt van het voordoen van een event (gebeurtenis met mogelijke impact op tijd), maar veelal wordt afgewacht totdat er daadwerkelijk een gevolg blijkt te zijn. Dit is op zich niet vreemd aangezien een aantal van deze gebeurtenissen achteraf geen, of heel weinig, impact hebben.
Registratie van events in een register is zeer waardevol
Toch loont het de moeite om al gelijk bij het voordoen van een event te beginnen met het registreren van de gebeurtenissen. Om dit goed te kunnen doen, ontwikkelde Vijverberg een eventregister. In dit eventregister wordt bijgehouden:
- wanneer het event zich voor het eerst voordeed,
- op welke activiteiten het event impact heeft,
- welke contractuele artikelen van toepassing zijn,
- wat de invloed van het event is op de kosten,
- wanneer, met wie, en in wat voor vorm correspondentie heeft plaatsgevonden met betrekking tot het event,
- wanneer het event was opgelost.
Events opnemen in de planning
Naast het bijhouden van events in het eventregister worden de events ook opgenomen in de projectplanning. Door de events onderdeel te maken van de projectplanning wordt bij elke voortgangsrapportage aangegeven welke events spelen en op welke activiteiten deze events invloed hebben. Hierdoor is voor de totale projectorganisatie (intern en extern) zichtbaar wat er speelt op het project en wat de impact tot dan toe is. Hierdoor wordt de druk om de events aan te pakken en het effect ervan te minimaliseren groter.
Gebruik eventregister voorkomt vertragingsclaims
Het gebruik van een eventregister voorkomt discussies achteraf en maakt de kans op langdurige vertragingsclaimtrajecten kleiner. En mocht het toch komen tot een vertragingsclaim, dan is de benodigde informatie voorhanden, gebundeld in één register.