Hoe voorkom je vertragingsclaims?

Geschreven door: Kiki Klee
Senior Planning Consultant

Hoe voorkom je vertragingsclaims?

Hoe voorkom je vertragingsclaims?

De beste oplossing voor de vraag “hoe vertragingsclaims te voorkomen” is uiteraard het werk binnen de contractuele planning op te leveren. Veel projecten hebben echter te maken te maken met gebeurtenissen (events) die een tijdige oplevering onmogelijk maken.
Vijverberg wordt vaak in de afronding van het project als “planning expert” ingeschakeld om in kaart te brengen wat de oorzaak van de vertraging is. Het gebrek aan vastgelegde informatie en kennis van betrokkenen (die vaak al op een nieuw project werken) maakt het achteraf lastiger om precies te reconstrueren wat gebeurd is.

consultant-vijverberg-Kiki

Geen discussie achteraf

De discussie die achteraf tussen partijen wordt gevoerd, gaat vaak over of een event wel heeft plaatsgevonden, wanneer dat dan precies was, of de gevolgen wel juist zijn en of de impact wel op de geclaimde activiteiten van toepassing was. Allemaal punten die beter al tijdens de uitvoering besproken kunnen worden. Vooral omdat opdrachtgever en aannemer dan nog keuzes kunnen maken om vertraging te vermijden of beperken. Vijverberg werkt daarom graag met een “eventregister”.

Eventregister

Dat tijdens bouwprojecten gebeurtenissen voorvallen die mogelijk van invloed zijn op de uitvoering van het project is iets waarmee ieder project te maken krijgt. Tijdens de bouwvergadering wordt misschien melding gemaakt van het voordoen van een event (gebeurtenis met mogelijke impact op tijd), maar veelal wordt afgewacht totdat er daadwerkelijk een gevolg blijkt te zijn. Dit is op zich niet vreemd aangezien een aantal van deze gebeurtenissen achteraf geen, of heel weinig, impact hebben. 

“Registratie van events in een register is zeer waardevol.”

Toch loont het de moeite om al gelijk bij het voordoen van een event te beginnen met het registreren van de gebeurtenissen. Om dit goed te kunnen doen, ontwikkelde Vijverberg een “eventregister”. In dit event register wordt bijgehouden: i) wanneer het event zich voor het eerst voordeed, ii) op welke activiteiten het event impact heeft, iii) welke contractuele artikelen van toepassing zijn, iv) wat de invloed van het event is op de kosten, v) wanneer, met wie, en in wat voor vorm correspondentie heeft plaatsgevonden met betrekking tot het event, en vi) wanneer het event was opgelost.

Events opnemen in de planning

Naast het bijhouden van events in het eventregister worden de events ook opgenomen in de projectplanning. Door de events onderdeel te maken van de projectplanning wordt bij elke voortgangsrapportage aangegeven welke events spelen en op welke activiteiten deze events invloed hebben. Hierdoor is voor de totale projectorganisatie (intern en extern) zichtbaar wat er speelt op het project en wat de impact tot dan toe is. Hierdoor wordt de druk om de events aan te pakken en het effect ervan te minimaliseren groter.

Gebruik eventregister voorkomt vertragingsclaims

Het gebruik van een eventregister voorkomt discussies achteraf en maakt de kans op langdurige vertragingsclaimtrajecten kleiner. En mocht het toch komen tot een vertragingsclaim, dan is de benodigde informatie voorhanden, gebundeld in één register.

Over Kiki Klee:

Kiki is Senior Consultant Planning Management & Risico Management bij Vijverberg in Rotterdam. Ze heeft ruime ervaring met het opstellen van planningen voor bouwprojecten in verschillende sectoren.

Neem voor vragen over dit thema vrijblijvend contact op.

Neem contact op met Kiki Klee

088-8008650

Gerelateerde diensten

agsdi-list

Planning Management

agsdi-notebook-2

Contract Management

agsdi-binders

Dispute Resolution