Hoe voorkom je vooruitbetaling?

Geschreven door: Ron Petersen EMFC RC
Director Cost Management

Hoe voorkom je vooruitbetaling?

Geschreven door: Ron Petersen EMFC RC | Director Cost Management

Hoe voorkom je vooruitbetaling?

Voor grote bouwprojecten zijn er op hoofdlijn drie betalingsmethode; op auto, op voortgang en op werkpakket. Deze betalingsmethoden hebben elk voor en nadelen.

De nadelen resulteren in disputen tijdens de uitvoering van het werk. Recente technologische ontwikkelingen geven een nieuwe kijk op deze traditionele methodes.

Perspectief van opdrachtgever en aannemer 

Voor een opdrachtgever is de belangrijkste overweging in de keuze voor een betalingsmethode om niet vooruit te betalen. Dit beperkt het risico voor de opdrachtgever bij faillissement van de aannemer.  Voor de aannemer is het van wezenlijk belang om een zogenaamd cashflow neutraal betalingsschema te hebben. Dit voorkomt dat de aannemer materialen, lonen en huur van materieel moet voorfinancieren.

Project-Management-Ron

Betaling op datum

Betaling op datum is de meest eenvoudige betalingsmethode. Opdrachtgever betaald een maandelijkse termijn die is overeengekomen in een betalingsschema bij het contract. Het betalingsschema wordt idealiter afgestemd op de uitgaven voor het project, zoals inkoop in bepaalde maanden en de ontwerpinspanningen. In de praktijk zien wij echter dat deze methode vrijwel altijd lineair wordt toegepast. Initieel is deze betaling op vaste kalender data onafhankelijk van de daadwerkelijk gerealiseerde productie.

Het grote voordeel van betaling op datum is dat het voor zowel opdrachtgever als aannemer de minste administratieve lasten met zich meebrengt. Daarnaast is communicatie met derden, bijvoorbeeld bij projectfinanciering, eenvoudiger.

Het nadeel ontstaat, wanneer de aannemer achterloopt in de uitvoering. Dan brengt deze betalingsmethode voor de opdrachtgever het risico van betaling voor werk dat niet is uitgevoerd. Dit wordt doorgaans “gerepareerd” door een extra bepaling toe te voegen dat wanneer de productie uitblijft er geen recht is op betaling. In de uitvoering leidt juist die bepaling tot veel discussie.

Voor kleinere projecten blijft betaling op datum een goede oplossing.

Betaling op voortgang of percentage gereed

Betaling op voortgang lijkt ogenschijnlijk de meest gebalanceerde betalingsmethode tussen opdrachtgever en aannemer. Wanneer goed toegepast voorkomt het zowel vooruitbetaling door de opdrachtgever als voorfinanciering door de aannemer.

Een goede toepassing vraagt daarnaast creativiteit over omgang met minder gemakkelijk te meten posten als engineering voortgang, onderscheid tussen prefabricage en installatie op de bouwplaats, aanbetalingen op inkoop van materialen met lange levertijden.

Het bekende angel in betaling op voortgang is de bepaling van het percentage gereed. Wie kan zeggen of werk nu 25% of 30% gereed is? Moet gereed beschouwd worden inclusief inspectie en testen, of gaat het percentage alleen over mechanical complete?  Het vraagt om een uitgebreide definiëring. Hierbij komt dat je voor een zuivere registratie van onderhanden werk uitsluitend productie mag meerekenen welke op de bouwplaats is geleverd.

Betaling op werkpakket

Met de komst van het UAV-GC contract heeft de werkpakket systematiek zijn intrede gedaan. Voor betaling op werkpakket wordt betaald per deel van het werk als afgerond geheel. Naast de technische uitvoering van het werk horen ook de inspectie, test en as-built documentatie (verificatie en validatie) bij een afgerond werkpakket.

Krachtige voordelen van betaling op werkpakket is dat het een oplossing biedt voor de veel gevoerde discussie over de “laatste termijn” en het opleverdossier. Dit biedt met name voordeel voor de opdrachtgever.

Daarnaast heeft de betaling op werkpakket ook een ingebouwde strafmaatregel in zich. Wanneer de prestatie te laat is dan blijft de betaling uit. Vanuit opdrachtgeversperspectief is dat prettig. Echter in de praktijk blijkt de objectivering van “het afgeronde werkpakket” en de afgifte van de daarbij behorende prestatieverklaring niet altijd even objectief. Het spoedig accepteren van documentatie blijkt niet zo evident. Dit brengt betalingsrisico met zich mee voor aannemers.

Een nadeel dat beide partijen ervaren met betaling op basis van werkpakketten is de administratieve last die het systeem met zich meebrengt en de daarmee gepaard gaande kosten.

Inzet van 4D planning

De afgelopen jaren is de toepassing van 4D planning sterk toegenomen. Voor 4D planning wordt het 3D engineering model van een project gekoppeld aan de planning. Het resultaat is dat de bouwvolgorde gesimuleerd wordt in het 3D model. Voor veel mensen is dit gemakkelijker te lezen dan een Gantt Chart (balkenplanning). De 4D planning kan worden weergegeven in draaiboeken die de werkzaamheden per dag tonen of als video worden afgespeeld.

Deze koppeling van tijd (planning) aan scope (engineering model) maakt de stap naar een koppeling met budget erg klein. Dit wordt ook wel 5D planning genoemd of cost loaded planning. De terminologie vinden wij minder belangrijk. De mogelijkheden des te interessanter.

De 4D planning biedt de mogelijkheid om op de bouwplaats via een tablet de status van elementen uit het engineering model weer te geven. Bijvoorbeeld, geïnstalleerd of geïnstalleerd en getest. De status van de werkzaamheden kan direct in de 4D planning worden afgemeld. Door gebruik van een tablet kan dit worden geobjectiveerd door foto’s te koppelen aan de status.

Combinatie 4D planning en betaling op voortgang

Wanneer het budget professioneel is verdeeld over de work breakdown structure (WBS), kan doormiddel van de 4D planning exact worden weergegeven welk deel van het werk gereed is. Hiermee komt de betalingsmethodiek van betaling op voortgang in een nieuw licht. Het maandelijks vaststellen van het percentage gereed kan hiermee worden geobjectiveerd. De voordelen van het voorkomen van vooruitbetaling door de opdrachtgever en voorfinanciering door de aannemer blijven staan. Binnen Vijverberg beschouwen wij de combinatie van 4D planning en betaling op voortgang als een goede systematiek.

Over Ron Petersen

Ron Petersen is Directeur Cost Management bij Vijverberg in Rotterdam. Hij heeft meer dan 25 jaar ervaring op het gebied van kostenbeheersing voor grote projecten in vastgoed, industrie en infrastructuur.

Neem voor vragen over dit thema vrijblijvend contact op.

Neem contact op met Ron Petersen 088-8008650

Gerelateerde diensten

agsdi-calculator

Cost Management

agsdi-notebook-2

Contract Management

agsdi-binders

Dispute Resolution