Hoe verbeter je de cashflow in een project? In deze praktische aanpak maken we een duidelijke koppeling tussen cost control en projectplanning.
Onderhanden werk
Een belangrijke indicator is de stand van het onderhanden werk. Een negatieve stand van het onderhanden werk op de balans duidt erop dat de facturatie vooruitloopt op de waarde van het gerealiseerde werk. Een positieve stand duidt op een nog te factureren bedrag.
Grafische weergave op portfolio-niveau
Indien echter naar de gehele portfolio wordt gekeken, is bij veel organisaties het beeld waarneembaar dat de individuele projecten gedurende de uitvoering een financieringsbehoefte hebben. Door de cumulatieve uitgaven en de cumulatieve ontvangsten grafisch weer te geven, kan heel praktisch worden bepaald wanneer er een negatieve cashflow ontstaat, voor hoe lang en voor welk bedrag. De negatieve cashflow veroorzaakt een financieringsbehoefte.
De aanbetaling van het ene project
In veel contracten wordt een substantiële eerste termijn afgesproken, waardoor de opdrachtnemer bij aanvang van het project een vooruitbetaling ontvangt. De nieuwe projecten financieren vaak de onderhanden projecten, die zich in een latere fase van de uitvoering bevinden. Een acuut liquiditeitsprobleem kan ontstaan wanneer de stroom aan nieuwe projecten opdroogt, de nieuwe projecten een slechtere marge hebben of een onverwachte toename van kosten van onderhanden projecten.
Geen nauwkeurig beeld van uitgaven
Wat wij zien is dat bij aannemers de focus hoofdzakelijk op de opbrengstenkant ligt, in de vorm van tijdige facturatie van de termijnen van de aanneemsom. De inschatting van de uitgaven wordt veelal gemaakt door het openstaande bedrag van de aangegane verplichtingen te verdelen in de tijd. Juist deze inschatting is vaak onvoldoende nauwkeurig.
Betalingsmijlpalen visualiseren in de projectplanning
Onze aanbeveling is om de betalingsmijlpalen op te nemen in de planning. Dit geeft een zeer duidelijke koppeling tussen de fysieke voortgang en de uitgaven. Periodieke actualisatie van de planning werkt dan om een nauwkeurig beeld te behouden wanneer de toekomstige betalingen realistisch vallen. Dit vraagt om het delen van operationele informatie tussen de projectcontroller en de projectplanner om een betrouwbare cashflow op projectniveau te krijgen. Het samenbrengen van deze informatie van alle projecten in een portfolio biedt aansluitend de mogelijkheid om de cashflow-ontwikkeling van de gehele organisatie te optimaliseren.