Hoe voorkom je tijd- en budgetoverschrijding?

Tijd- en budgetoverschrijding is onwenselijk op een project. Door het budget op de planning af te laten stemmen, is tijdig bijsturen nog mogelijk en voorkom je budget- en tijdsoverschrijding.

Hoe pak je dit aan? Wij leggen uit hoe je op de hoogte blijft van de actuele status van uw project, weet hoe het er werkelijk voor staat en geven de Project Manager handvatten om prioriteiten en acties te bepalen.

consultant-vijverberg-Olaf

Praktijksituatie

Voor veel projectmanagers is het een bekende situatie: De financiële doelstellingen van het project worden behaald en het project lijkt daarom financieel volgens plan te verlopen. Echter, in werkelijkheid loopt het project achter op de planning. Op basis van de werkelijke stand van het werk blijkt er sprake te zijn van een budgetoverschrijding.

Hoe voorkom je dit? Dit voorkom je door de werkelijke stand van zaken inzichtelijk te maken met Earned Value Management (EVM).

Earned Value Management (EVM)

Wat is Earned Value Management (EVM)? De EVM methodiek vergelijkt de projectvoortgang met de kosten. Dit is op basis van drie waarden:

  1. Planned Value (PV) is het voorspelde budget uitgezet over de benodigde tijd.
  2. Earned Value (EV) geeft de gebudgetteerde kosten van het werk dat in een bepaalde periode is gedaan weer.
  3. Actual Costs (AC) zijn de daadwerkelijke kosten van het werk dat in een bepaalde periode is gedaan.

In deze grafiek ziet u hoe deze 3 waarden bij elkaar komen en inzicht geven hoe uitgaven in de tijd wordt uitgezet.

Hoe-voorkom-je-budgetoverschrijding-en-tijdsoverschrijding

Hier is ook te zien dat het project voor loopt in tijd (het horizontale verschil tussen de blauwe en rode lijn), maar ook dat er goedkoper is gewerkt (het verticale verschil tussen de rode en de groene lijn). Naast het geven van de actuele projectinformatie (zie onderstaande tabel), bevat EVM bepaalde indicatoren die het budget en de planning bij einde project kunnen weergeven op basis van de op het meetmoment gerealiseerde prestaties.

In een project kan er een rekenkundige forecast worden gemaakt van de verwachte einddatum van het project en de bijbehorende totaal verwachte uitgaven.

Tijdig bijsturen met inzicht op de actuele status

Om ervoor te zorgen dat de Project Manager tijdig en adequaat kan bijsturen heeft hij indicatoren nodig die inzicht geven in de actuele status van planning en budget. De belangrijkste indicatoren die hiervoor worden gehanteerd zijn de Cost Performance Index[1] (CPI) en Schedule Performance Index[2] (SPI).

De indicatoren geven een beeld van de status van het project (of onderdelen van het project) en kunnen voor de Project Manager als handvat dienen om prioriteiten en acties te bepalen.

Status Planning (SPI) Kosten (CPI)
1 Achter op planning ( SPI = <1) Budgetoverschrijding ( CPI = <1)
2 Achter op planning Onder budget
3 Achter op planning Conform budget
4 Voor op planning (SPI = >1) Budgetoverschrijding
5 Voor op planning Onder budget (CPI = >1)
6 Voor op planning Conform budget (CPI = 1)
7 Conform planning (SPI = 1) Conform budget
8 Conform planning Budgetoverschrijding
9 Conform planning Onder budget

[1]             De Cost Performance Index (CPI) is een kerngetal voor de efficiëntie van het uitgevoerde werk. Een waarde gelijk aan of groter dan één duidt op een gunstige situatie. Een waarde minder dan één duidt op een ongunstige situatie. De CPI wordt berekend met de volgende formule: CPI = Earned Value / Actual Cost

[2]             De Schedule Performance Index (SPI) is de verhouding tussen het uitgevoerde werk en het geplande werk. Een waarde van minder dan 1 betekent dat het werk achter ligt ten opzichte van de planning. De SPI wordt berekend met de volgende formule: SPI = Earned Value / Planned Value.

Hoge stuurinformatie en rapportage richting stakeholders

De actuele projectvoortgang biedt kwalitatief hoge stuurinformatie en geeft hierdoor een betere prognose voor uitvoering en cashflow management. Door een goede afstemming van de planning en kosten ontstaat er minder administratie en betere rapportering richting stakeholders, dat ervoor zorgt dat minder FTE’s nodig zijn voor planning en kostenbeheersing.

Start aan het begin van uw project

Het is belangrijk om in het begin van uw project direct hierop in te richten, zodat deze aanpak mogelijk is.
Wil je weten hoe je dit aanpakt? Wij ondersteunen graag op jouw project.

Over Vijverberg

Vijverberg is specialist in het beheersen van multidisciplinaire bouw- en constructieprojecten. Samen met onze klanten vormen wij goed op elkaar ingespeelde projectteams met een drive voor resultaat.

Over Olaf Zwaard:

Olaf Zwaard is Cost Consultant bij Vijverberg en heeft ruime ervaring op het gebied van planning- en kostenbeheersing voor projecten in de vastgoed, industrie en infrastructuur.

Neem contact
op met Olaf Zwaard

088-8008650

Gerelateerde diensten

agsdi-calculator

Cost Management

de-projectplanning-echt-gebruiken-project-management-vijverberg

Project Management

agsdi-list

Planning Management