De onderhanden werk bespreking is erop gericht vast te stellen of de voortgang van het project in de pas loopt met de planning en het budget. Veel projectorganisaties beschouwen de onderhanden werk besprekingen als niet-effectief doordat de focus alleen ligt op het verzamelen van informatie voor de financiële rapportage.
Hoe voer je een effectieve onderhanden werk bespreking in een project om tijdig te kunnen bijsturen?
De menselijke component
Het is een natuurlijke reactie van mensen, wanneer zij maandelijks de resultaten van een project moeten rapporteren waar zij verantwoordelijk voor zijn, om dit te beschouwen als een persoonlijke beoordeling. Dit natuurlijke gedrag staat een effectieve projectbeheersing in de weg. Voor velen is het een herkenbaar beeld dat bepaalde projectmanagers altijd positieve forecast-resultaten laten zien tot vlak voor de oplevering. Andere projectmanagers laten juist een pessimistisch beeld zien dat tegen het einde van het project toch blijkt mee te vallen. Het is van belang duidelijk te stellen dat het onderhanden werk gesprek geen functioneringsgesprek is. Het gevoel van beoordeling staat een effectieve projectbeheersing in de weg.
Vooruitkijken tijdens onderhanden werk bespreking
Het onderhanden werk gesprek dient vooral gericht te zijn op vooruitkijken. Welk deel van de scope moet nog worden gerealiseerd en waar kunnen tijdens de realisatie knelpunten ontstaan ten aanzien van budget en voortgang? Een goede project controller kan zelfstandig de opgetreden afwijkingen en trends in de actuele cijfers analyseren en verklaren. Samen met de projectmanager kunnen trends bevestigd of ontkracht worden op basis van het feitelijk verloop van het project.
Herkomst van afwijkingen
Voor een project controller is de herkomst van afwijkingen tussen de financiële en operationele voortgang van een project grofweg in te delen in drie categorieën:
- Omissies in het budget en de forecast (een deel van de scope is niet meegenomen)
- Onjuiste uitgangspunten in het budget (lager dan verwachte productiviteit)
- Nieuwe omstandigheden (bestekswijzigingen of obstructies)
Sturen op trends
Veel afwijkingen kennen een repetitief karakter. Dezelfde afwijking komt terug in ieder nog te realiseren werkpakket. Een mogelijkheid is om de forecast maandelijks negatief bij te stellen. Echter, wanneer de projectmanager en de financial (project) controller goed samenwerken kunnen effectieve beheersmaatregelen worden genomen om het project tijdig bij te sturen en het projectresultaat te verbeteren.
Het onderhanden werk gesprek dient primair gericht te zijn op het voorkomen van afwijkingen in plaats van het verklaren van reeds opgetreden afwijkingen. In deze opzet levert het onderhanden werk gesprek een belangrijke bijdrage aan een betere sturing op projecten.