Wie schrijft, die bewijst!

Iedereen heeft de uitspraak ‘wie schrijft, die blijft’ wel eens gehoord. Naar de mening van Vijverberg is dit cliché niet per definitie waar. Dit cliché behoeft aanscherping, namelijk: “wie slim schrijft, kan de afspraak beter bewijzen”.

Op diverse manieren kan er tijdens de uitvoering van een bouwproject worden vastgelegd wat er is gebeurd. Hiervoor staan verschillende communicatiemiddelen ter beschikking, te weten; de email, de brief, de notulen, de voortgangsrapportage en het dagboek van de (hoofd)uitvoerder.

Vastleggen

Waarom is het van belang om gebeurtenissen schriftelijk vast te leggen?  Om kortweg “geschiedenis te schrijven”? Nee, om juist datgene vast te leggen wat een latere aanspraak in welke vorm dan ook als bewijs ondersteunt. Probleem hierbij is dat het op het moment dat een gebeurtenis zich voordoet het niet altijd duidelijk is, welke vorm van communicatie bijvoorbeeld de afspraak het beste ondersteund. Om die reden probeert de contractmanager op het project iedereen op het hart te drukken om iets maar vast te leggen. Maakt niet uit op welke manier.

Bewijsrecht

Het bewijsrecht gaat over het verschil tussen gelijk hebben en gelijk krijgen. Alhoewel een mondelinge afspraak net zo geldig is als een schriftelijke, is het bewijs van deze mondelinge afspraak veel moeilijker bij een betwisting van een van de partijen.  Dit ondervang je natuurlijk niet met slechts het opstellen van schriftelijk bewijs van een afspraak aangezien dan de betwisting van de afspraak zal worden gedaan op basis van het schriftelijke bewijs. Maar let op; bewijs wordt niet gemaakt om de wederpartij te overtuigen van zijn ongelijk. Bewijs van een afspraak creëer je uiteindelijk voor een derden.

Om deze reden gaat de stelling op ”wie schrijft, die bewijst!”.  De reden hierachter is dat je geen bewijs hoeft te leveren voor jezelf of de wederpartij maar voor een derden. De wederpartij kan overtuigd worden met argumenten en een onafhankelijke derden het beste met bewijs.

Bewijsmiddelen

In onze claims praktijk blijkt bijvoorbeeld dat een eenzijdige verzonden mail of rapportage minder bewijswaarde heeft dan bijvoorbeeld de vastgestelde notulen van de bouwvergadering.

Bij het opbouwen van dossiers maakt Vijverberg daarom een onderscheid in bewijsmiddelen:

• De getekende overeenkomst (incl. alle bijlage)
• Het bouwvergaderingsverslag; dit is in gezamenlijkheid tussen partijen besproken en nadien door partijen vastgesteld.
• Voortgangsrapportage incl. de standlijnen. Vaak wordt deze rapportage contractueel verlangd, en in concept gedeeld alvorens definitief te worden gedeeld.
• De voorwaarden bij een planning. Deze voorwaarden worden tezamen met de planning vastgesteld.
• Ontwerp memo’s afwijkingen, voorstel tot wijzigingen enz.
• Contractuele communicatie.

Schrijf slim tijdens het project en kies het juiste communicatiemiddel voor het vastleggen van je positie.

Is het vastleggen van uw positie een actueel thema in uw project? Neem dan vrijblijvend contact op voor advies. Vijverberg biedt ondersteuning op het gebied van contractmanagement tijdens de uitvoering van bouwprojecten voor zowel opdrachtgevers als aannemers.