Vergroot het opnemen van risico’s de betrouwbaarheid van de forecast?

Aan de start van ieder project is het belangrijk om projectrisico’s op te nemen. Doordat duidelijke spelregels ontbreken kan het opnemen van deze projectrisico’s in de forecast voor veel discussies en onduidelijkheid zorgen, maar ook processen en rapportages onvoldoende op elkaar aansluiten.

Hoe neem je risico’s op in de forecast?

De spelregels zijn relatief eenvoudig, maar dienen wel consistent te worden toegepast. Het opnemen van een kans of risico in de forecast is afhankelijk van de inschatting van de mate van waarschijnlijkheid van optreden van de kans of het risico.

Ron-Petersen

Wanneer neem je een kans of risico op?

Het is gebruikelijk om de mate van waarschijnlijkheid op te delen in een aantal standaard klassen die voor alle projecten gelijk zijn ter voorkoming van een schijnnauwkeurigheid. Als de kans van optreden groter is dan de kans dat het risico of de kans niet optreedt (‘more likely than not’ principe) dan wordt de kans of het risico opgenomen voor het volledige bedrag van het betreffende risico of kans opgenomen in de forecast.

Betrouwbare forecast van risico’s

Het is niet mogelijk om een betrouwbare forecast te maken zonder een actueel overzicht van alle kansen en risico’s van het project. Het is daarom mogelijk om gedurende het project goed zicht te houden op de best en worst case scenario’s. Deze zullen door het kortere tijdsbestek ook beter te voorspellen zijn. De grafiek laat een meet moment zien na 24 maanden, hier is te zien dat het project naar verwachting verloopt en dat de risico’s goed zijn ingeperkt. Het is niet toegestaan om nog niet goedgekeurde meerwerken en claims te bestempelen als kans en op die manier op te nemen in de forecast van het projectresultaat. Deze dienen separaat te worden gerapporteerd met bijbehorende status.

Best case en worst case

De risico’s en kansen die niet in de forecast van het projectresultaat zijn opgenomen vormen de best case en worst case van het projectresultaat. In tegenstelling tot de bedragen die wel in de forecast zijn opgenomen, is het voor de kansen en risico’s met een lagere waarschijnlijkheid aan te raden om de impact en de procentuele kans van optreden te vermenigvuldigen. De forecast plus de som van de kansen vormt de best case van het projectresultaat. De forecast minus de som van de risico’s vormt de worst case van het projectresultaat. Een grafiek die de ontwikkeling van de forecast, best case en worst case van het projectresultaat weergeeft in de tijd levert een uitstekend beeld of het project ‘in control’ is.

kansen-risico-forecast

De groene lijn in de bijgevoegde grafiek laat deze forecast zien. De risico’s en kansen die niet opgenomen worden in de forecast worden meegenomen in de best en worst case scenario’s. Voor deze risico’s en kansen is het aan te raden om de impact en de procentuele kans van optreden te vermenigvuldigen.

Betrouwbaarheid van financiële projectrapportage

De focus op kansen en risico’s verbetert de betrouwbaarheid van de financiële projectrapportage. Het rapportage proces en het risico management proces dienen op elkaar aan te sluiten om te komen tot een effectieve projectbeheersing. Op deze wijze wordt het projectresultaat verbeterd door actief te sturen op het realiseren van kansen en het beperken van risico’s.

Over Ron Petersen

Ron Petersen is Directeur Cost Management bij Vijverberg in Rotterdam. Hij heeft meer dan 25 jaar ervaring op het gebied van kostenbeheersing voor grote projecten in vastgoed, industrie en infrastructuur.

Neem voor vragen over dit thema vrijblijvend contact op.

Neem contact op
met Ron Petersen

088-8008650

Gerelateerde diensten

agsdi-file-question

Risico Management

agsdi-calculator

Cost Management

agsdi-list

Planning Management