Op de bouwplaats worden nog regelmatig projectplanningen opgehangen waar niemand naar omkijkt. Onder het mom van: ‘Er klopt niks van’ worden de projectplanningen niet gebruikt. Vaak wordt een projectplanning vervangen door ‘Excel-planningen’ waar, per discipline, op gestuurd wordt. Planning is het belangrijkste beheersingsinstrument voor een project. Het is essentieel dat het projectteam de projectplanning écht gaat gebruiken als leidraad voor de werkzaamheden en als signaleringsmiddel voor het geval dat bijsturing nodig blijkt.
Hoe zorg je voor draagvlak?
Hoe zorg je er als projectplanner (of projectmanager) voor dat de projectplanning bij alle leden van het projectteam gaat leven, waardoor je de projectplanning écht zal gebruiken? Dat deze weergeeft wat het projectteam nodig heeft om haar werk te kunnen doen, realistisch is en, misschien wel het allerbelangrijkste, dat het projectteam in de planning gelooft en deze wil gebruiken?
Wij geven op hoofdlijnen inzicht in de methodiek voor het opstellen van een projectplanning mét en vóór het projectteam. Het doel is om een gedragen projectplanning te creëren waar het projectteam zich aan committeert zodat de projectplanning ook daadwerkelijk gebruikt wordt als projectbeheersingstool. Een belangrijk onderdeel van projectbeheersing is het monitoren van de voortgang en het bijsturen wanneer dit nodig is om de projectmijlpalen te kunnen halen. Het spreekt voor zich dat stap 1 hierin is dat ook daadwerkelijk gewerkt wordt met de planning.
Betrek projectteams bij de planning
Om een projectplanning te maken die wel door het projectteam gedragen wordt, is het belangrijk om te zorgen dat het projectteam zich kan vinden in de planning. Door het projectteam te betrekken bij het opstellen van de planning wordt de commitment vergroot. Bij Vijverberg werken wij met workshops waarin door de verschillende disciplines input wordt geleverd over de aanpak van het werk. Wat moeten we allemaal doen, hoe gaan we dat doen en in welke volgorde gaan we dat doen? Door de verschillende disciplines tegelijktijdig deze vragen te stellen, in gezamenlijke sessies, worden de raakvlakken ook gewaarborgd. Het is waardevol als het gehele projectteam weet wat er moet gebeuren en waarom het gebeurt zoals het gebeurt. Het samen bedenken van het plan brengt integraliteit, begrip voor de werkzaamheden van de andere disciplines, en draagvlak.
Netwerkschema
De output van deze gezamenlijke sessies is een zogenaamd ‘netwerkschema’. De activiteiten die moeten plaatsvinden, worden in een netwerk geplaatst waarin de afhankelijkheden tussen de activiteiten wordt aangegeven. De doorlooptijd van de activiteit is een optie maar kan ook later door de planner worden aangebracht in de projectplanning (op basis van productiecijfers of andere uitgangspunten). Na de review van het netwerkschema door het projectteam wordt het netwerkschema door de projectplanner verwerkt in een planning.
De projectplanning écht gebruiken
Naast de gezamenlijke input is het, om een gedragen projectplanning te maken, belangrijk om te zorgen dat het projectteam de planning kan begrijpen. De klassieke balkenplanningen zijn niet de meest overzichtelijke manier om de bouwvolgorde en prioriteiten over te brengen op het team. De oplossing hiervoor zit in de presentatie van de planning.
Het is belangrijk dat de projectplanner de voortgang bijhoudt in de planningssoftware, en deze voortgang rapporteert aan het management. Maar minstens zo belangrijk is het begrip van het team over de stand van het werk en de eventueel noodzakelijke maatregelen die genomen moeten worden om de voortgang te bewaken. Door de planning te visualiseren wordt de leesbaarheid vergroot en begrip gecreëerd.
4D-visualisatie
Voorbeelden van visualisaties van een planning zijn bijvoorbeeld:
- de koppeling van de planning met een 3D-model (de zogenaamde 4D-planning);
- het intekenen van het werk in een plattegrond (wie doet wat, wanneer en waar?);
- een tijdwegdiagram (TWD). In het TWD wordt op de verticale as de tijd weergegeven en op de horizontale as de locatie van het werk. In het diagram worden de activiteiten weergegeven. Met deze visualisaties wordt inzichtelijk op welke locatie welke activiteiten plaatsvinden (en waar parallel wordt gewerkt). Naast een beter begrip van de planning door het projectteam, is een bijkomend voordeel van een visualisatie dat eventuele foutjes in de planning zichtbaar worden.
Het hebben van een planning alleen is niet voldoende om een project in tijd te kunnen beheersen. Juist de betrokkenheid en het begrip van de planning binnen het projectteam zijn de sleutel tot het succes.