In de praktijk bestaat er veel onduidelijkheid over de posten onvoorzien en management reserve. In lijn met PMBOK heeft de post onvoorzien (contingency) betrekking op “known unknowns” en de post management reserve betrekking op “unknown unknowns”. Met andere woorden: de post onvoorzien is voor onzekerheden in het projectbudget die verband houden met (inherente) risico’s die bekend zijn, of bekend hadden moeten zijn, op het moment van opstellen van het budget.
De post management reserve is voor risico’s die op het moment van vaststellen en goedkeuren van het projectbudget niet bekend zijn. In het geval dat het wel specifiek benoembare risico’s betreft dan dienen deze risico’s te worden meegenomen in de post onvoorzien.
Relatie met werkpakketten
De post onvoorzien is onderdeel van het budget van een werkpakket. Een werkpakket is het laagste (detail)niveau binnen het project waarop de drie-eenheid scope, planning en budget wordt gedefinieerd en bewaakt. Bij aanvang van grote bouw- en constructieprojecten is de uitwerking van de scope doorgaans de grootste ‘known unknown’. Voor een uitgedetailleerd ontwerp kan het budget veel accurater worden vastgesteld dan op basis van een conceptueel ontwerp. In een vroeg stadium met een globaal projectontwerp is een post onvoorzien van 30% niet onrealistisch.
In de praktijk
In de praktijk wordt er vaak een algemene post onvoorzien opgenomen, die zowel onvoorzien als management reserve omvat, welke als één regel en één bedrag wordt meegenomen in het budget. Op deze manier krijgt de post onvoorzien onbedoeld feitelijk het karakter van een management reserve. Vijverberg adviseert het onderscheid tussen de posten onvoorzien en management reserve juist strak aan te houden met als doel realistische stuurinformatie voor het project te verstrekken.
Eigenaar van het budget
Er is vaak onduidelijkheid over het gebruik van de post onvoorzien en de post management reserve tijdens de uitvoering van het project. Beide posten zijn onderdeel van het budget. De projectmanager is eigenaar van de post onvoorzien, maar uitdrukkelijk niet van de post management reserve. In het geval dat er risico’s (‘unknown unknowns’) optreden die de projectmanager ten laste wenst te brengen van de management reserve dan zal de projectmanager de (interne) opdrachtgever van het project eerst om goedkeuring moeten vragen om een deel van de management reserve toe te voegen aan zijn budget. Het verloop van de post management reserve geeft een beeld van de opgetreden risico’s en de “financiering” van de risico’s uit de management reserve.