How to conduct an effective work in progress meeting?

Ron Petersen EMFC RC
Director Cost Management at Vijverberg Management Consultants

How to conduct an effective work in progress meeting?

Ron Petersen EMFC RC
Director Cost Management at Vijverberg Management Consultants

Gepubliceerd op 3 juni 2020

Director Cost Management at Vijverberg Management Consultants

Effectieve onderhanden werk bespreking

In de praktijk zien wij dat binnen veel projectorganisaties de onderhanden werk besprekingen als niet effectief worden beschouwd. De onderhanden werk bespreking is er op gericht vast te stellen of de voortgang van het project in de pas loopt met de planning en het budget. De focus ligt op het verzamelen van informatie voor de financiële rapportage. Dat is een gemiste kans. Onderhanden werk besprekingen kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan het vroegtijdig identificeren van stuurmomenten.

Balans tussen halen en brengen van informatie

Projectmanagers ervaren een beperkte toegevoegde waarde vanuit het beeld dat de onderhanden werk bespreking niet bijdraagt aan een betere beheersing van het project. Het is belangrijk dit beeld te veranderen aangezien de onderhanden werk besprekingen kostbare management tijd vragen. Een goede onderhanden werk bespreking is een maandelijkse temperatuurmeting van het project door de financial (project) controller die een objectief beeld geeft van potentiële afwijkingen. Hiermee ontstaat er voor projectmanagers een balans tussen het halen en brengen van informatie.

De menselijke component

Het is een natuurlijke reactie van mensen, wanneer zij maandelijks de resultaten van een project moeten rapporten waar zij verantwoordelijk voor zijn, om dit te beschouwen als een persoonlijke beoordeling. Dit natuurlijke gedrag staat een effectieve projectbeheersing in de weg. Voor velen is het een herkenbaar beeld dat bepaalde projectmanagers altijd positieve forecast resultaten laten zien tot vlak voor de oplevering. Andere projectmanagers laten juist een pessimistisch beeld zien dat tegen het einde van het project toch blijkt mee te vallen. Het is van belang duidelijk te stellen dat het onderhanden werk gesprek geen functioneringsgesprek is. Het gevoel van beoordeling staat een effectieve projectbeheersing in de weg.

Vooruit kijken tijdens onderhanden werk bespreking

Het onderhanden werk gesprek dient vooral gericht te zijn op vooruitkijken. Welk deel van de scope moet nog gerealiseerd worden en waar kunnen tijdens de realisatie knelpunten ontstaan ten aanzien van budget en voortgang. Een goede project controller kan zelfstandig de  opgetreden afwijkingen en trends in de actuele cijfers analyseren en verklaren. Samen met de projectmanager kunnen trends bevestigd of ontkracht worden op basis van het feitelijk verloop van het project.

Herkomst van afwijkingen

Voor een project controller is de herkomst van afwijkingen tussen de financiële en operationele voortgang van een project grofweg in te delen in drie categorieën:

  1. Omissies in het budget en de forecast (een deel van de scope is niet meegenomen)
  2. Onjuiste uitgangspunten in het budget (lager dan verwachte productiviteit)
  3. Nieuwe omstandigheden (bestekswijzigingen of obstructies)

Sturen op trends

Veel afwijkingen kennen een repetitief karakter. Dezelfde afwijking komt terug in ieder nog te realiseren werkpakket. Een mogelijkheid is om de forecast maandelijks negatief bij te stellen… Echter wanneer de projectmanager en de financial (project) controller goed samenwerken kunnen effectieve beheersmaatregelen worden genomen om het project tijdig bij te sturen en het project resultaat te verbeteren.

Het onderhanden werk gesprek dient primair gericht te zijn op het voorkomen van afwijkingen in plaats van het verklaren van reeds opgetreden afwijkingen. In deze opzet levert het onderhanden werk gesprek een belangrijke bijdrage aan een betere sturing op projecten.

Over Ron Petersen

Ron Petersen is Directeur Cost Management bij Vijverberg in Rotterdam. Ron is zijn carrière begonnen in de accountancy. Hij heeft meer dan 25 jaar ervaring op het gebied van kostenbeheersing voor grote projecten in vastgoed, industrie en infrastructuur. Ron was verantwoordelijk voor het opzetten van de financiële projectmanagementstructuren voor energiebedrijven en aannemers. Aan de aannemerskant heeft Ron meer dan 10 jaar ervaring in het financieel beheer van portefeuilles van kleine en middelgrote bouwprojecten. Ron heeft specifieke ervaring op het gebied van de waardering van onderhanden werk.

Vijverberg is een onafhankelijk project management adviesbureau voor complexe bouwprojecten. Vijverberg ondersteunt haar klanten onder andere met het effectief voeren van onderhanden werk besprekingen voor projecten. Neem voor vragen over dit thema vrijblijvend contact op met Ron Petersen.

Ron Petersen